Diář jako tajná zbraň pro produktivitu – Získejte více času pro sebe

Jste-li tzv. na roztrhání, možná vám organizaci života může usnadnit diář. S jeho pomocí lze být efektivnější a zároveň na nic podstatného nezapomenete. Využít je přitom možné elektronické i papírové varianty.

Pro některé jedince je diář naprostou nezbytností, další jej nikdy nevlastnili. Možná však o jeho pořízení uvažují. Ať už tak, nebo tak, k dispozici máte rozličné elektronické i papírové diáře, které se od sebe mohou dosti lišit. Nejprve se tedy zaměříme na výhody obou řešení a teprve poté věnujeme prostor skutečnosti, jak si vést diář nejlépe pro usnadnění organizace života. Díky tomu totiž můžete být mj. výrazně lepší v tzv. Time managementu, takže budete efektivněji využívat svůj čas.

Elektronický, nebo papírový diář?

Klasické papírové diáře umožňují si vést poznámky pěkně postaru. Ostatně i proto je řada lidí stále preferuje. Existuje ovšem ještě několik dalších výhod. Některé z nich mohou na první pohled zaujmout svým vizuálním provedením, nebudete závislí na fungování techniky, nemůže dojít ke ztrátě obsahu a navíc si je vše možné zaznamenávat přesně takovým stylem, jakým chcete.

Elektronické (online) diáře jsou modernějším řešením. Bude tak asi vyhovovat spíše mladším ročníkům. S jejich pomocí je možné sdílet data s těmi, s nimiž potřebujete a využívat je možné další „vychytávky“ online prostředí (např. propojení kalendáře s kontakty). Navíc je lze využívat na mnoha zařízeních a k jejich obsahu se nedostane nikdo, u koho to vy přímo nebudete chtít.

Jaké máte k dispozici formáty diářů?

Diáře mohou mít různé formáty. Některé se tak hodí na krátkodobé úkoly, zatímco jiné jsou lepší pro dlouhodobé (celoroční) plánování. K dispozici máte denní, týdenní, čtrnáctidenní nebo měsíční diáře. Jednotlivé varianty se přitom liší podobou rozložení stránek. Zaměřit se lze rovněž na nedatované varianty, jež mohou umožňovat flexibilní plánování a zápisy (říká se jim rovněž zápisníky). Praktickým řešením může být rovněž kapesní diář, který je malý a vejde se do kapsy, tašky či kabelky. Možnosti záznamu jsou na druhou stranu poněkud omezené.

Jak si vést diář k usnadnění organizace života?

Používání diáře vám sice může dosti výrazně usnadnit osobní či profesní život, na druhou stranu ne vždy je veden efektivně. Proto byste se měli zaměřit na několik následujících kroků.

• V prvním kroku byste si pochopitelně měli vybrat vhodný typ diáře. Musí totiž plně vyhovovat vašim jedinečným potřebám a požadavkům.
• Diář byste měli používat pravidelně. Jinak celý proces příliš efektivní nebude. Zapomenete-li si zapsat nějakou schůzku, bude vám možná později kolidovat s nějakou další povinností. Používejte jej tedy (každo)denně. Tak vám jeho využívání přejde „do krve“.
• Důležité je rovněž se zápisy neotálet. Především důležité události byste měli zaznamenávat ihned, protože pak budete mít jistotu, že na nic nezapomenete.
• Záznamy byste si měli vést strukturovaně. Používat lze např. barevné fixy, různé typy a velikosti písma apod. Někdy se tedy může jednat o takřka kreativní aktivitu. Je možné si zapisovat úkoly, události a termíny, doplňovat poznámky, případně kreslit a vybarvovat.
• Budete-li používat barvy, každému typu události přiřaďte jednu, což vám po čase značně usnadní orientaci. Schůzky tak lze zaznamenávat červeně, pracovní úkony modře, rodinné povinnosti zeleně a narozeniny blízkých osob např. oranžově.
• V diáři byste měli využívat vhodný postup zápisu. Nikdy by neměl chybět konkrétní čas a srozumitelný popis, ale také případné místo konání nebo důležitost daného úkonu.

Tip na závěr: máte-li naplánováno více věcí na jeden den, ty splněné můžete škrtat. Pokud je na druhou stranu v diáři ponecháte nepřeškrtnuté, budete se moci později dívat zpět. Na konci roku tak mohou tyto osobní kalendáře sloužit k bilancování.

Zdroje: Officeo, Kariérní centrum ČVUT, Wikipedia