Změňte svůj den za 10 minut: Efektivní plánování úkolů krok za krokem

Máte pocit, že se vám úkoly hromadí a na všechno důležité nezbývá čas? Možná to není o tom, že byste ho měli málo, ale spíš o tom, jak s ním zacházíte. Zde najdete pět praktických tipů, jak si čas lépe organizovat, aby vám zbylo i na to, co vás opravdu baví.

Správná organizace času vám může přinést spoustu výhod. Když víte, co vás čeká, vyhnete se stresu, zmatku a neefektivnímu přeskakování mezi aktivitami. Navíc získáte prostor pro věci, které jsou pro vás důležité. Ať už jde o rodinu, přátele, nebo váš koníček. Jak tedy začít pracovat s časem chytře?

Plánujte svůj den dopředu

Podle odborníků na time management je klíčem k úspěchu jasný plán. Každé ráno (nebo večer předem) si vyhraďte 10 minut na sepsání úkolů, které vás čekají. Zkuste využít aplikace jako Google Keep, nebo se vrhněte do klasického papírového diáře.

Tip na efektivní plánování: rozdělte si úkoly do tří kategorií:

1. Co musím udělat dnes
2. Kritické a neodkladné věci.
3. Co můžu udělat později.
4. Úkoly, které mohou počkat na další dny.
5. Co můžu delegovat.
6. Co nemusíte nutně řešit vy sami?

Díky tomu si snadno určíte priority a předejdete pocitu zahlcení.

Rozdělte velké úkoly na menší části

Jedním z důvodů, proč často odkládáme důležité projekty, je jejich zdánlivá složitost. Tento princip, často nazývaný „rozkouskování,“ je jednoduchý, ale extrémně efektivní. Dává vám pocit pokroku a motivuje pokračovat dál. Jak říká profesor Miroslav Škoda z Masarykovy univerzity: „Organizace času není jen o tom, kdy co udělám, ale i jak úkoly rozčlením.“

Pracujte v blocích a nezapomínejte na pauzy

Soustředění je jako sval. Vydrží jen omezenou dobu. Vyzkoušejte metodu Pomodoro nebo vlastní časové bloky. Nastavte si například 25 minut soustředěné práce na jednom úkolu. Po čtyřech kolech práce si dejte delší pauzu, třeba 15 až 30 minut, a dopřejte si chvíli odpočinku. Pokud vám Pomodoro nesedí, žádný stres. Zkuste jiný systém, třeba 50 minut soustředění a 10 minut pauzy. Každý funguje jinak, takže si najděte rytmus, který vám bude sedět nejvíc.

Nebojte se říct „ne“

Máte pocit, že na vás ostatní hází jeden úkol za druhým? Naučit se říkat „ne“ je klíčem k tomu, jak si chránit svůj čas a energii. Odmítnout neznamená být neochotní, jde jen o to, dát na první místo svoje priority. Zkuste třeba říct: „Teď na to fakt nemám prostor, můžeme to nechat na později?“ „Myslím, že by tohle mohl zvládnout někdo jiný.“

Minimalizujte rušivé vlivy

Každý z nás se při práci setkává s rozptýlením. Ať už jde o notifikace na mobilu, příchozí e-maily nebo sociální sítě. Tahle malé vyrušení ale mají velký vliv na produktivitu. Co s tím?

1. Vypněte notifikace.
2. Ztlumte upozornění na telefonu i na počítači.
3. Vytvořte si pracovní zónu.
4. Najděte si doma nebo v kanceláři klidné místo, kde vás nebude nic rušit.
5. Používejte blokátory. 
6. Aplikace jako Freedom nebo Cold Turkey vám pomohou omezit přístup k rušivým webům.

Když se naučíte pracovat v klidu, vaše soustředění i produktivita půjdou nahoru.

Time management není o tom nahnat všechno najednou. Jde o to, soustředit se na to, co má fakt smysl. Plánujte si věci předem, rozbijte velké úkoly na menší kousky, pracujte v pravidelných blocích a klidně řekněte „ne“ věcem, které nejsou podstatné. Pamatujte, že každá změna vyžaduje čas. Stačí ale začít s jedním malým krokem a postupně si vytvoříte systém, který vám bude vyhovovat. Třeba budete mít na konci dne i chvíli na věci, které vás opravdu baví.

Zdroj: novinky.cz, esbm.cz, em.muni.cz